PRIVACY BELEID
Dit privacy beleid is als volgt opgebouwd: Immo
I. INLEIDING
1. Dit privacy beleid legt uit hoe IMMO PLAZA omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten,
natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met IMMO PLAZA in contact staan
(hierna ‘u’ genoemd).
Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of
indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.
2. IMMO PLAZA hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten
volle uw persoonlijke levenssfeer. IMMO PLAZA behandelt en beschermt uw persoonsgegevens
dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft IMMO PLAZA evident de wet na, momenteel de
Belgische wet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679
van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig
ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de
Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.
3. Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van IMMO PLAZA op dit
gebied kent en begrijpt.
Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is
beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke
communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.
II. WIE IS DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING ?
4. IMMO PLAZA is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Haar coördinaten zijn:Immo Plaza, IJslandplein 15, 8670 Oostduinkerke, BE0450.971.608. IMMO PLAZA is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. IMMO PLAZA bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.
5. IMMO PLAZA kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens IMMO PLAZA en volgens de instructies van IMMO PLAZA te verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijke zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van IMMO PLAZA’ genoemd).
III. WELKE CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS VERWERKT IMMO PLAZA ?
6.Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die IMMO PLAZA kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met IMMO PLAZA.
Hierbij wordt de context aangegeven waarin IMMO PLAZA deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor IMMO PLAZA de gegevens verwerkt.
Categorie | Voorbeelden | Context |
1/ Identiteitsgegevens van de klant | Naam, adres, plaats en datum van | Deze gegevens worden door u verstrekt |
/opdrachtgever (verkoper of | geboorte, nationaliteit, vast of mobiel | en verwerkt wanneer u inlichtingen |
verhuurder) | telefoonnummer en het e‐mailadres. | aanvraagt, klant wordt, een |
bemiddelingsopdracht sluit of u | ||
2/ Identiteitsgegevens van kandidaat | registreert om de diensten van IMMO | |
koper of huurder | PLAZA (online) te gebruiken, voor elke | |
identificatie of gebruik. Deze gegevens | ||
kunnen ondermeer door het inlezen | ||
van uw identiteitskaart worden | ||
verkregen. | ||
Gegevens over het onroerend goed van | Eigendomstitel, stedenbouwkundig | Deze gegevens worden door u |
de klant / opdrachtgever (verkoper of | uittreksel, bodemattest, keuringattest | verstrekt, dan wel in uw opdracht door |
verhuurder) | van de elektrische installatie, EPC | IMMO PLAZA opgevraagd bij de |
attest, informatie over de | overheid of technische experten. | |
overstroomgevoeligheid, | ||
postinterventiedossier, informatie over | ||
de erfgoedwaarde | ||
Gegevens van kandidaat huurder die | Informatie over beroep en | Deze gegevens worden verzameld met |
verband houden met een voorstel van | werkgelegenheid, solvabiliteit, | behulp van formulieren en contracten |
verhuurcontract | gezinssituatie, loon etc. | die u op uw verzoek invult. |
Aanvullende gegevens voor het sluiten | Rijksregisternummer | Deze gegevens worden door u verstrekt |
van een huurovereenkomst of | ||
onderhandse verkoopovereenkomst | Het nationaal rijksregisternummer | |
wordt alleen gebruikt in de gevallen | ||
waarin de wet voorziet of vereist. | ||
Gegevens van mede‐eigenaars (of hun | Naam, adres, plaats en datum van | Deze gegevens worden door u als |
huurders) | geboorte, nationaliteit, vast of mobiel | mede‐eigenaar verstrekt aan IMMO |
telefoonnummer en het e‐mailadres. | PLAZA wanneer IMMO PLAZA de functie | |
van syndicus uitoefent | ||
Gegevens die verband houden met de | Betalingsverrichtingen, inclusief namen | Deze gegevens hebben betrekking op |
uitvoering van de dienstverlening van | en rekeningnummers, communicatie en | uw verrichtingen als mede‐eigenaar die |
syndicus | referenties, kaartnummers, etc. | door de syndicus worden |
gecoördineerd | ||
Gegevens over de verrichtingen van | De informatie in verband met uw | Deze gegevens komen van contacten |
IMMO PLAZA met u | contacten met IMMO PLAZA, per | van welke aard ook tussen u en IMMO |
telefoon, e‐mail, fax enz. en uw | PLAZA (bij ontmoetingen of | |
interacties op de webpagina’s | evenementen, abonnement op een | |
aangaande IMMO PLAZA, haar diensten | nieuwsbrief, sociale netwerken etc.) | |
of haar partners, op sociale netwerken | ||
enz. | ||
Gegevens over het gedrag en | Informatie over uw gedrag en | Deze gegevens zijn het gevolg van |
voorkeuren van de klant | voorkeuren met betrekking tot het | keuzes die u hebt geuit of analyses die |
gebruik van communicatie‐ en | door IMMO PLAZA zijn uitgevoerd in | |
relatiekanalen, informatie over uw | overeenstemming met deze verklaring | |
persoonlijke keuzes en levensstijl, privé | en haar wettelijke verplichtingen. | |
of professioneel projecten, hobby’s etc. |
7.IMMO PLAZA verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids‐ of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.
IV. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKT IMMO PLAZA UW PERSOONSGEGEVENS ?
8. IMMO PLAZA verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. IMMO PLAZA zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.
IMMO PLAZA verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:
1. WETTELIJKE VERPLICHTINGEN
9.IMMO PLAZA dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat IMMO PLAZA moet samen te werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.
Hieronder vallen onder meer:
De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor IMMO PLAZA uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.
2. CONTRACTUELE RELATIES TUSSEN IMMO PLAZA EN U ALS KLANT
10. Alvorens contracten te sluiten dient IMMO PLAZA soms bepaalde gegevens te verkrijgen en verwerken, met name om onder andere :
11. In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient IMMO PLAZA een aantal gegeven te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.
In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen IMMO PLAZA worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.
Meer bepaald verwerkt IMMO PLAZA uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:
IMMO PLAZA kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.
3. GERECHTVAARDIGDE BELANGEN VAN IMMO PLAZA
12. IMMO PLAZA verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft IMMO PLAZA ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.
Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:
o Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes
o Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van IMMO PLAZA, op basis van enquêtes bij klanten van IMMO PLAZA, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (Twitter, facebook) gekoppeld aan IMMO PLAZA,
4. SPECIFIEK GERECHTVAARDIGD BELANG VAN IMMO PLAZA : CONVENTIONELE DIRECT MARKETING
13. IMMO PLAZA voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte panden en/of diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan IMMO PLAZA onder meer:
5. UW TOESTEMMING VOOR HET VERWERKEN EN VERZENDEN VAN ELEKTRONISCHE RECLAME (ELEKTRONISCHE DIRECT MARKETING)
14. IMMO PLAZA kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e‐mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient IMMO PLAZA eerst uw specifieke toestemming te vragen.
Door dit privacy beleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.
V. AAN WIE MAAKT IMMO PLAZA UW PERSOONSGEGEVENS OVER?
15. IMMO PLAZA behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.
IMMO PLAZA kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die IMMO PLAZA bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.
16.In sommige gevallen is IMMO PLAZA bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:
IMMO PLAZA draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met :
IMMO PLAZA dient uw gegevens ook over te maken aan online en sociale netwerkproviders, die IMMO PLAZA gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten.
Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.
In de hiervoor genoemde gevallen zorgt IMMO PLAZA ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. IMMO PLAZA zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van IMMO PLAZA en zijn gegevensbeschermingsbeleid.
17. IMMO PLAZA bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.
VI. HOE LANG WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEWAARD ?
18. IMMO PLAZA zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.
Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van IMMO PLAZA, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:
Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
VII. HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD ?
19. IMMO PLAZA hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging
IMMO PLAZA neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.
In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van IMMO PLAZA gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal IMMO PLAZA onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal IMMO PLAZA u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
VIII. WAT ZIJN UW RECHTEN BIJ HET VERWERKEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS ?
1. RECHT VAN INZAGE, VERBETERING, BEPERKING, WISSING, OVERDRAAGBAARHEID VAN GEGEVENS EN VAN BEZWAAR
20. Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan IMMO PLAZA evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar Immo Plaza, IJslandplein 15, 8670 Oostduinkerke of per e‐mail naar infor@immoplaza.be of door het contactformulier op de website te bezoeken www.immoplaza.be.
2.RECHT VAN VERZET TEGEN HET VERZENDEN VAN ELEKTRONISCHE RECLAME
21. In IV.5 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e‐mailadres.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.
U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:
De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel IMMO PLAZA niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.
3. RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN
22. Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:
23. U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e‐mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.